Auditorías Forenses, como instrumento de la gestión de cumplimiento en el sector privado, fue el tema principal en la reunión del mes de julio de la Red Latinoamericana de Cumplimiento. Los conferencistas invitados fueron Steve Holt y su colega Georgin Merriam, respectivamente socio y gerente de prácticas forenses e investigaciones en la firma Grant Thornton UK LLP (Reino Unido).
La sesión se desarrolló en idioma inglés con traducción simultánea al español y fue coordinada por Camilo Enciso, Director de la Red. Al inicio de su conferencia, Steve Holt dijo que con frecuencia recibe solicitudes de consultoría para realizar auditorías forenses a “empresas bien administradas con funciones de cumplimiento muy sólidas que luchan con problemas complejos”.
En estos casos, manifestó que “la clave de las empresas exitosas es responder de manera correcta a las dificultades”. Para ello, tienen que entender de manera correcta la gravedad de la situación que enfrentan y tomar las medidas de investigación necesarias para llegar al fondo del problema, comprender sus causas y a partir de allí encontrar sus posibles soluciones. Además, afirmó que ejecutar consultas de auditoría como la forense ayuda a resolver problemas sin tener que recurrir necesariamente a la búsqueda de culpables internos o, simplemente, ignorando el problema.
La sesión se dividió en tres temas específicos: (i) qué es lo que realmente se emprende si se hace una auditoría forense, (ii) reflexiones generales sobre cuándo podría ser apropiado realizar una auditoría forense y (iii) consideraciones clave sobre lo que debería ser central en los procesos de toma de decisiones cuando se elige trabajar con partes externas.
Steve Holt se refirió a las auditorías forenses como sinónimos de investigación, indagación y/o evaluación, en las que deben seguirse algunos pasos cuando realmente se necesita saber qué sucedió, cuándo sucedió, quién está involucrado o quién sabía acerca de un problema específico; o, también, para identificar riesgos potenciales que puedan tener un impacto negativo en la empresa.
Como punto clave, es importante tratar de entender las situaciones conectándose con diferentes fuentes de información: emails, mensajes, whatsapp, contratos, entrevistas con personal o procesos de inteligencia externa para entender la raíz de los problemas. Esto último, como parte fundamental del proceso, pues permite comprender tanto el patrón de hechos como el contexto que lo rodea.
En su intervención Steve compartió algunas de sus experiencias con empresas latinoamericanas de los sectores de construcción, servicios financieros, y alimentos y bebidas, con las cuales ha trabajado recientemente. Afirmó que, junto a Georgina, han encontrado un alto impacto de la pandemia por Covid 19 en negocios que han tratado de continuar sus operaciones de manera regular. A partir de ello, explicó que en algunos casos, pueden existir muchas oportunidades para fraude mediante los cuales se busca extraer u obtener ilegalmente valor para beneficio personal. “Hemos visto una ola de problemas que han surgido en el momento. Entendemos que hay un balance delicado entre facilitar que los negocios funcionen adecuadamente superando las dificultades y, al mismo tiempo, prevenir e impedir que se presenten conductas inapropiadas, o detectarlas cuando existan para
poder corregirlas”, aseguró.
Georgina Merriam, quien comenzó su carrera trabajando en investigaciones en Colombia, se centró en la importancia de definir todo el proceso de la auditoría forense. Mencionó que una de las etapas tempranas clave, es determinar al responsable de la investigación. Ella recomienda que la auditoría forense sea realizada por firmas externas a la empresa; o tener un Comité calificado para escoger a la persona o empresa que la realizará, pues al no tener información clara en el inicio del proceso, no se sabe quiénes pueden estar involucrados en la situación problema.
Otros puntos prácticos que se deben tener en cuenta, según Georgina, son: (i) establecer un marco de tiempo estricto para recaudar y procesar la información, a medida que se va recopilando, sin perder la flexibilidad, (ii) tener definido un objetivo claro y conciso, (iii) identificar los datos clave y sus fuentes de información para evitar que sean eliminados o alterados, (iv) comunicación constante con los grupos de interés para mantener el círculo de confianza informado sobre qué y cuándo. Georgina categoriza este último punto como crítico y afirma que es uno de los más importantes a definir desde el inicio, dado que las personas harán preguntas y hay que saber responderlas.
Aseguró que el papel del área de cumplimiento es indispensable en las auditorías forenses, pero difiere en cada caso particular. Puede ser como facilitador, parte del reporte o administrador de datos. Si se trata de una auditoría externa se debe construir confianza y tener claras las expectativas entre ambas partes, pero si es una auditoría interna se deben asignar nuevos roles a las personas que estarán en el proceso. También son responsables de la comunicación con los grupos de interés e informes. “Son los dueños del proceso”, expresó Georgina.