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En el marco de la debida diligencia de algunas contrapartes, algunas empresas han encontrado grandes dificultades en obtener la información de los socios y accionistas hasta llegar a las personas naturales. Estos despliegues pueden involucrar hasta 3 y 4 niveles, e incluso en algunas circunstancias excepcionales aun más. Algunos oficiales de cumplimiento expresan que la información de los socios y accionistas de sus empresas no será entregada a la empresa que está realizando la debida diligencia debido a sus políticas de confidencialidad.
¿Qué hacer en estos casos y cómo afrontar estos riesgos de no contar con la información de los socios y accionistas de las contrapartes?
Es importante tratar de concientizar a cada empresa o persona natural, de que deben entregar los datos solicitados por el área de cumplimiento, adicionalmente incluirlos en el Manual SARLAFT o LA/FT/FPADM o en sus respectivos procedimientos pra tener soportes físicos de la debida diligencia.
Recordemos que en el tema de BF no solo hay que tener en cuenta la Circular 100-000015 de sept /21, sino el Estatuto Tributario que fue modificado por la Ley 2155 de /21. Y se señala allí que cuando no se logra identificar la persona natural que es el BR, se deberá identificar la persona natural que ejerza el cargo de Representante Legal. En este mismo sentido está la Resolución 00016 de dic/21 de la DIAN que regulará el tema de BF y crea el Registro de Beneficiarios REales.
Lo importante es agotar todos los actos necesarios para la identificación del BR, dejarlo documentado y con la traza pertinente (comunicaciones cruzadas, respuestas recibidas, consulta de certificados de existencia y rep legal, consulta en listas, etc).
La recomendación es avanzar en la identificación de la estructura societaria, incluyendo los niveles que permitan el control del riesgo y documentar todo el proceso tanto de la empresa como del proceso de identificación de los BR. Adicionalmente, señalar que en los procedimientos y manuales tengamos clara las fuentes normativas que regulan la identificaciòn del beneficiario final.
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